Cách sử dụng tài khoản công ty hiệu quả nhất để tiết kiệm chi phí

Tài khoản công ty hay doanh nghiệp được lập ra với mục đích thực hiện các giao dịch, thanh toán của công ty như thanh toán lương, đóng thuế, thanh toán hóa đơn… Nhưng hiện nay nhiều khách hàng vẫn chưa hiểu rõ về sản phẩm này như cách sử dụng tài khoản công ty để đạt hiệu quả cao nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu thì đừng vội bỏ qua những thông tin được MSB cung cấp trong bài viết dưới đây.

1. Tài khoản ngân hàng công ty là gì?

Tài khoản ngân hàng công ty, doanh nghiệp là tài khoản được mở bởi các ngân hàng thương mại hoặc các tổ chức tín dụng. Tài khoản này được sử dụng nhằm mục đích thực hiện các giao dịch, thanh toán liên quan đến tài chính của công ty như: thanh toán hóa đơn tiền điện, nước, internet, tiền thuê mặt bằng, trả lương cho nhân viên, đóng thuế….

Những đối tượng được mở tài khoản công ty tại ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo Khoản 6, điều 1, Thông tư 02/2019/TT-NHNN là những tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp như: Công ty TNHH, công ty Cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, chi nhánh công ty, văn phòng đại diện, các hộ kinh doanh cá thể…

2. Có bắt buộc mở tài khoản công ty không?

Mở tài khoản công ty là không bắt buộc

Tài khoản công ty có bắt buộc phải mở sau khi thành lập công ty hay không là vấn đề mà nhiều chủ doanh nghiệp đặt ra khi tìm hiểu về sản phẩm này. Hiện nay, pháp luật hiện hành chưa đưa ra những quy định bắt buộc về việc mở tài khoản công ty cho những doanh nghiệp mới thành lập.

Nhưng hầu hết các cơ quan thuế hiện nay đều yêu cầu các doanh nghiệp đóng các loại thuế bằng hình thức thanh toán điện tử thông qua tài khoản công ty để góp phần giảm thiểu tình trạng quá tải liên quan đến thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sẽ giúp cho việc giao dịch với khách hàng trở nên thuận lợi hơn. Vì vậy, việc một công ty mới thành lập không bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng ngay nhưng đó vẫn là việc làm cần thiết để mang đến những thuận lợi cho doanh nghiệp sau này.

3. Mở tài khoản công ty để làm gì?

Khi mở tài khoản công ty, doanh nghiệp sẽ được nhiều tiện ích khi giao dịch như:

Thuận tiện trong giao dịch khi làm việc

• Không mất thời gian di chuyển và chờ đợi khi đến kho bạc nhà nước hoặc ngân hàng để nộp thuế GTGT, thuế TNDN hoặc thuế môn bài….
• Khẳng định sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
• Tiết kiệm thời gian. chi phí, thuận tiện với khách hàng trong mọi hoạt động giao dịch.
• Giúp chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý được một cách sát sao vấn đề tài chính của doanh nghiệp mình.
• Có thể chứng minh được tính hợp lệ của những hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ giá trị từ 20 triệu trở lên.

Mở tài khoản doanh nghiệp để thuận tiện với việc kinh doanh

Mở tài khoản doanh nghiệp để chứng minh đủ điều kiện hưởng khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp

Dựa theo quy định trong khoản 5, điều 11, Luật Thuế thu nhập Doanh nghiệp sửa đổi năm 2013 và Khoản 1, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC thì khi doanh nghiệp mở tài khoản công ty và tiến hành các hoạt động giao dịch, thanh toán tiền bằng tài khoản đó sẽ được trừ mọi khoản chi nếu xác định được thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

• Cần có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Những khoản chi thực tế phát sinh để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến an ninh, quốc phòng theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
• Khi đầu tư, mua sắm hàng hóa có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên bằng thẻ, không dùng tiền mặt trong đó giá đã bao gồm thuế VAT.

Nhưng chủ doanh nghiệp cũng cần lưu ý, trong thuế TNDN sẽ có những khoản thuế được khấu trừ và những khoản không được khấu trừ. Nếu thanh toán bằng tài khoản công ty thì những khoản không được khấu trừ, doanh nghiệp vẫn phải thanh toán 100%.

Mở tài khoản công ty giúp doanh nghiệp có đủ điều kiện hưởng khấu trừ thuế GTGT

Căn cứ vào Điểm 2 Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC và Điều 1 Thông tư 173/2016/TT-BTC, khi thanh toán bằng tài khoản công ty, doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Cụ thể như sau:

Khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ mua vào mà cung cấp được chứng từ thanh toán bằng thẻ, không dùng tiền mặt có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên sẽ được hưởng khấu trừ thuế GTGT. Những với những trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng hoặc cơ sở kinh doanh nhập hàng hóa vào là quà biếu, quà tặng thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT

Có thể nói, mở tài khoản công ty mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích to lớn. Đặc biệt, với những hóa đơn, chứng từ hợp pháp có giá trị từng lần từ 20 triệu trở lên, bắt buộc phải thanh toán bằng tài khoản doanh nghiệp thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. 

Xem thêm: Tại sao cần mở tài khoản doanh nghiệp số đẹp ? 5 lý do bạn nên biết

4. Cách sử dụng tài khoản công ty

Cách sử dụng tài khoản công ty như thế nào để vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm là vấn đề được nhiều khách hàng quan tâm hiện nay. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng tài khoản công ty mà MSB muốn chia sẻ đến quý khách hàng:

Rút tiền từ tài khoản của doanh nghiệp, công ty

Sử dụng tài khoản công ty hợp lý, hợp pháp để tiết kiệm chi phí

Để rút được tiền từ tài khoản của công ty, doanh nghiệp để sử dụng vào các hoạt động mua sắm trang thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh thì khách hàng phải sử dụng đến tờ SEC. Nó không đơn giản như rút tiền từ tài khoản cá nhân.

Khi mở tài khoản công ty, khách hàng có thể đăng ký mua SEC luôn. Để rút được tiền thì bắt buộc trên tờ SEC phải có dấu của công ty kèm theo chữ ký của người đại diện pháp luật cũng như thông tin của người rút tiền.

Sử dụng tài khoản công ty để chuyển tiền đúng và hợp pháp

Việc sử dụng tài khoản của công ty để tiêu dùng cho mục đích cá nhân hoặc chuyển sang tài khoản riêng của bất kỳ một ai đó đều dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Trong một số trường hợp có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị phạt do lỗi vi phạm hành chính đối với hành vi hạch toán không đúng nội dung quy định của tài khoản kế toán theo quy định tại điều 10 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Để đảm bảo an toàn cho tài khoản của doanh nghiệp và tránh bị phạt, chủ doanh nghiệp cần nắm được hai nguyên tắc giao dịch bằng tài khoản công ty như sau:

• Chỉ thực hiện chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty của đối tác;
• Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản từ tài khoản cá nhân sang tài khoản cá nhân đối với các khoản chi không có hóa đơn (hình thức này được xem như thanh toán tiền mặt).

5. Giải quyết vấn đề và câu hỏi thường gặp

Với những khách hàng lần đầu tiên tìm hiểu và sử dụng về tài khoản ngân hàng công ty, chắc chắn sẽ có nhiều vấn đề thắc mắc cần câu trả lời. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp:

5.1 Có thể chuyển khoản online không?

Tài khoản công ty có thể chuyển tiền quốc tế hoặc nội địa

Tài khoản của công ty, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển khoản online tới các tài khoản của cá nhân hoặc tài khoản của công ty khác ở cả trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam. Những cách sử dụng tài khoản công ty để chuyển khoản online an toàn, khách hàng cần hiểu được 2 hình thức sau:

Cách thức thực hiện giao dịch: Khách hàng có thể thực hiện cùng lúc một hay nhiều lệnh chuyển tiền online trên hệ thống.

Tuân thủ những quy định về chuyển khoản theo pháp luật: Sử dụng tài khoản công ty để chuyển tiền online hoàn toàn không vi phạm pháp luật, nhưng trước khi tiến hành, doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết và nắm được những quy định của pháp luật để không ảnh hưởng đến hạch toán và sổ sách của công ty sau này.

Theo quy định tại điều 10, Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định, nếu việc chuyển và nhận tiền qua tài khoản của công ty mà không đúng cách sẽ bị phạt hành chính vì lý do hạch toán không đúng nội dung quy định của tài khoản kế toán.

5.2 Làm thế nào để khắc phục sai phạm khi sử dụng tài khoản công ty

Tư vấn cho khách hàng mở tài khoản công ty

Sử dụng tài khoản công ty sai cachs thì làm thế nào để khắc phục sai phạm? Tùy vào từng trường hợp sai phạm cụ thể mà cách khắc phục sẽ khác nhau.

Trường hợp dùng tài khoản công ty để chuyển tiền vào tài khoản cá nhân

Công ty là một pháp nhân độc lập, chính vì vậy việc chuyển tiền từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân dù với mục đích kinh doanh hay cá nhân thì đều là sai phạm. Những rủi ro có thể xảy ra trong trường hợp này phải kể đến như: 

• Dễ xảy ra nguy cơ bị chiếm đoạt tài sản chung của công ty thành tài sản riêng, sử dụng vào mục đích cá nhân.
• Khó theo dõi được dòng tiền của công ty dẫn đến khó khăn trong hoạt động kinh doanh, không kiểm soát được tình trạng lãi lỗ.
• Có thể bị xử phạt hành chính do vi phạm quy định về chứng từ kế toán theo nghị định 41/2018/NĐ-CP
• Nếu gây ra những hậu quả nghiêm trong có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự với tội danh lạm dụng chức vụ và quyền hạn để chiếm đoạt tài sản.

Biện pháp khắc phục

Với trường hợp sử dụng tài khoản công ty để chuyển tiền vào tài khoản cá nhân đối với doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH 1 thành viên( giám đốc là chủ sở hữu)

• Nếu số tiền chi ra là nhỏ thì có thể sử dụng giấy tạm ứng.
• Nếu công ty cho giám đốc mượn tiền hoặc cá nhân nào đó cho công ty mượn tiền thì cần sử dụng đến hợp đồng mượn tiền.

Sử dụng tài khoản công ty để chuyển tiền vào tài khoản cá nhân với công ty TNHH 1 thanh viên (chủ sở hữu và giám đốc khác nhau), công ty hợp doanh, công ty cổ phần, công ty liên doanh…:

• Có quy trình kiểm soát được tiền mặt và tiền gửi ngân hàng cụ thể, nghiêm ngặt.
• Ở từng lệnh chuyển tiền bắt buộc phải có chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc và cá nhân thực hiện lệnh chuyển tiền.

Trường hợp dùng tài khoản cá nhân thanh toán cho chi phí công ty

Những rủi ro có thể xảy đến

Nếu bạn dùng tài khoản cá nhân để thanh toán thay cho tài khoản của công ty sẽ gặp những rủi ro dưới đây:

Không được tính vào chi phí thanh toán của doanh nghiệp nên không được hưởng khấu trừ các khoản thuế GTGT với các khoản thu chi sau:

• Có hóa đơn nhập hàng hóa, thiết bị từ 20.000.000 đồng trở lên đã bao gồm VAT.
• Tổng hóa đơn cùng xuất trong một ngày của cùng một doanh nghiệp có giá trị từ 20.000.000đ trở lên.

Nếu như công ty vẫn cố tình kê khai thuế GTGT kèm theo các khoản chi phí đã nêu có thể rơi vào những trường hợp sau đây:

• Không được cơ quan thuế chấp thuận và loại chi phí.
• Có thể bị truy thu thuế GTGT phát sinh và thuế TNDN
• Nếu nặng hơn có thể bị phạt tiền. Khoản phạt tiền này bao gồm các khoản tiền chậm nộp lãi suất 0.03%/ ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế và bị phạt vi phạm hành chính với số tiền là 20% số thuế đang bị truy thu theo quy định trong Khoản 2, điều 10 Nghị định 129/2013/NĐ-CP.

Biện pháp khắc phục:

Trong trường hợp sử dụng tài khoản cá nhân thanh toán các chi phí của công ty sẽ được giải quyết như sau:

• Công ty có quyết định ủy quyền cho cá nhân thanh toán hoặc quy định tại quy chế công ty;
• Chủ động loại chi phí và thuế GTGT khi lập báo cáo thuế, báo cáo quyết toán cuối năm để tránh bị cơ quan thuế truy thu, xử phạt theo quy định của luật thuế;
• Trường hợp doanh nghiệp kịp thời phát hiện việc thanh toán nhầm tài khoản thì có thể hợp thức hóa bằng cách liên hệ với đối tác để thanh toán chuyển khoản bằng tài khoản công ty và nhận lại khoản thanh toán lần đầu bằng tài khoản cá nhân.

5.3 Tài khoản của công ty chuyển tiền cho cá nhân có bị phạt không

Tài khoản của công ty chuyển tiền cho sang cho tài khoản cá nhân dù là mục đích cá nhân hay doanh nghiệp thì đều sẽ bị phạt nhé. Bởi hành động này được xem là vi phạm quy định về chứng từ kế toán theo Nghị định số 41/2018/NĐ-CP.

Trong những trường hợp gây ra hậu quả nghiêm trọng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự đối với các hành vi lợi dụng quyền hạn chiếm đoạt tài sản theo Bộ luật hình sự số 100/2015/QH13.

5.4 Cách đóng tài khoản công ty khi không còn sử dụng?

Đóng tài khoản công ty khi không sử dụng là điều cần thiết

Khi tài khoản công ty không còn được sử dụng thì người quản lý công ty cần thực hiện thao tác đóng tài khoản. Cách đóng tài khoản công ty , doanh nghiệp như sau:

Điều kiện để đóng tài khoản:

Công ty cần hoàn tất mọi nghĩa vụ tài chính liên quan như các khoản phí còn tồn như phí quản lý, phí duy trì tài khoản, phí dịch vụ ngân hàng điện tử…

Thủ tục đóng tài khoản công ty:

Để tiến hành đóng tài khoản doanh nghiệp, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Văn bản yêu cầu đóng tài khoản có đầy đủ chữ ký và con dấu của đại diện pháp lý công ty.
• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của người đại diện doanh nghiệp
• Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
• Bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký của người được ủy quyền giao dịch tài khoản; giấy ủy quyền còn hiệu lực và CCCD của người được ủy quyền.
• Các giấy tờ liên quan đến việc giải thể, chấm dứt hoạt động của công ty (nếu có)

Các bước đóng tài khoản công ty cụ thể:

• Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đóng tài khoản công ty theo hướng dẫn.
• Bước 2: Đến phòng giao dịch của ngân hàng mở tài khoản công ty để nộp hồ sơ.
• Bước 3: Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, sau đó xác nhận việc đóng tài khoản
• Bước 4: Công ty thực hiện thanh toán các khoản phí theo quy định của ngân hàng
• Bước 5: Ngân hàng cấp giấy xác nhận đã đóng tài khoản cho doanh nghiệp

Thời gian đóng tài khoản công ty thường sẽ được xử lý trong vòng từ 3-5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ không hợp lệ, khách hàng phải bổ sung hoặc sửa chữa thì thời gian sẽ lâu hơn.

6. Mở tài khoản doanh nghiệp với nhiều lợi ích hấp dẫn tại MSB

Mở tài khoản M-Smart MSB để được hưởng nhiều chương trình ưu đãi

Khi bạn chọn MSB làm đối tác tài chính, bạn sẽ trải nghiệm một dịch vụ ngân hàng toàn diện và linh hoạt. MSB hiểu rằng mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu riêng biệt. Vì vậy, họ cung cấp hai phương thức mở tài khoản: tại quầy và trực tuyến. Bạn có thể chọn cách phù hợp nhất với lịch trình bận rộn của mình.

Mở tài khoản tại MSB mang đến cho bạn sự đa dạng trong giao dịch. Bạn không chỉ có thể thực hiện các giao dịch bằng VNĐ mà còn có thể sử dụng nhiều loại ngoại tệ khác. Điều này đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp của bạn có hoạt động kinh doanh quốc tế.

MSB cũng chiều lòng khách hàng bằng việc cho phép chọn số tài khoản đẹp. Bạn có thể lựa chọn số tài khoản mang ý nghĩa may mắn hoặc dễ nhớ cho doanh nghiệp của mình. Đây là một chi tiết nhỏ nhưng có thể tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh của bạn.

Với mạng lưới rộng khắp gồm hơn 300 điểm giao dịch, bạn sẽ dễ dàng tìm được một chi nhánh MSB gần nơi làm việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi bạn cần thực hiện các giao dịch trực tiếp.

Trên đây là những thông tin tổng hợp về tài khoản công ty cũng như cách sử dụng tài khoản công ty sao cho hiệu quả, tiết kiệm chi phí và hạn chế tối đa rủi ro. Hy vọng những thông tin được MSB cung cấp trên đây sẽ trở thành cuốn cẩm nang hữu ích cho những khách hàng đang tìm hiểu về sản phẩm này. Nếu khách hàng cần tư vấn hoặc cần mở tài khoản công ty, hãy liên hệ ngay với MSB qua hotline: 1900.8063 để được hỗ trợ kịp thời.